Effektiv håndtering af mails

De fleste mennesker modtager alt for mange mails. Der kan med fordel strammes op, så der ikke bruges tid på mails, som ikke er direkte relevante.  Håndtering af hver enkelt mail koster tid - og penge.

Vi kan hjælpe med at udforme en mail politik, som et sæt retningslinjer alle må følge. Der kan spares mange timer. Kontakt os for nærmere aftale. 

Her får du nogle enkle retningslinjer: 

Stil krav til de mails du modtager på arbejdet

For ikke at drukne i mails kan du stille krav i virksomheden, om at alle mails skal have en sigende titel/overskrift og at det skal være klart og tydeligt om det er en orientering eller om der er en forventning om at du skal gøre/levere noget.

Enhver mail bør have en sigende titel/overskift og et kort resume øverst i teksten, hvor det fremgår, hvad mailen drejer sig om. Og hvad der forventes. Herefter kan detaljerne komme – og gerne struktureret i emner.

Det kan tage alt for meget tid at orientere sig i en rodet mail, hvor det ikke er klart hvad sagen drejser sig om – og hvilken indsats der forventes.

Der bør der ikke være krav om involvering i en mail du er cc på. Den er blot til orientering.

Når en mail videresendes, kan du tilføje i overskriften, det som dit bidrag drejer sig om. Det gør det enklere for modtageren, at se hvad der er ændret eller tilføjet i mailen.

Stil krav til dig selv om mailhåndtering

Hvor mange gange om dagen håndterer du mails? Styrer du dine mails – eller styrer de dig?

Beslut hvor mange gange om dagen du vil håndtere mails. Ex. 8:30-9:00 + 12:30-13:00 + 15:30-16:00 + 22-22:30 (eventuel opsamling og private mails og overblik). Tidspunkterne er afhængig af det job du har. Hvis du har en support funktion må du selvfølgelig tjekke mails oftere, det er jo en del af dit job.

Bestræb dig på at håndtere hver enkelt mail så få gange som muligt. 80 % af dine mails bør kun håndteres én gang. Det er kun de mails, som indeholder en større opgave/besvarelse, som du måske må håndtere mere end én gang.

Lav et godt mail håndteringssystem. Slet – svar – arkiver. Brug registreringsfunktion, læst, svaret osv. Lav evt. mapper: ’svares i dag’ og ’svares indenfor 48 timer’. Check disse mapper to gange dagligt.

Tænk over hvad der skal gemmes og hvad der kan slettes. Gå mails igennem i indbakken, i slettede mails og i sendt bakken min. 1 gang ugentlig. Slet eller arkiver. Og tøm din mailboks hver uge. Et godt mål er, at hver fredag eftermiddag, må der ikke ligge flere mails, end du kan se på én side.

UdviklingSvej

Ejer: Bente Bøllingtoft Lindstrøm
Område: 2800 Kgs. Lyngby
Tlf.: 3030 7290
Mail: info@udviklingsvej.dk
CVR nummer: 28 26 93 23

Gå til forsiden

Gør noget andet - og få et andet resultat”

 

  155x155 UdvSvej banner31

Sociale medier

Copyright © 2019 UdviklingSvej. Alle rettigheder reserveret. Webdesign Webkonsulenter.dk